パソコンリスク

社内の整理整頓レベルが比較的高い企業においても、

各社員のパソコン内部のデータについては

手つかずの場合が多々あります。

ある社員が休んだら、

・ログインパスワードがわからず立ち上げられない

・フォルダ分け、ファイル名が滅茶苦茶で必要な資料がみつからない

なんてこともよく聞く話です。

第一に、パスワードの管理は会社としておこなう必要があります。

・ログインパスワード

・メールパスワード

少なくともこれらは、会社から社員に割り当て、定期的に強制で変更させます。

メールパスワードを各社員の名前や誕生日など予測可能なものにしておくと、

他の社員や退職した人間が悪さをする可能性がありますので注意が必要です。

第二に、パソコン内部の整理整頓ルールを定めておくことです。

・デスクトップ、共有フォルダに置いていいもの

・フォルダ分けルール

・ファイル名ルール

これらは生産性に直結します。

仕事が遅い人はこのあたりが滅茶苦茶な場合が多いです。

また、パソコンやメールは会社のものであり、

会社がその内容をいつでも確認することができることを、

よく説明をしておく必要があります。

急きょ入院した社員のパソコンを立ち上げたら、

辞表案や悪さをして辞めた元社員とのメールのやり取りが

出てきたなんていうケースもあります。

社長としては興味の薄い分野ですが、その割にはリスクがありますので、

一度見直してみてはいかがでしょうか。

【質問】パソコン、メールを社員個人のものにさせていませんか？

こんなマニュアルを作ったら、欲しいですか・・・？