出張旅費規程とは

出張旅費規程とは？
手取りを最大化する作り方と日当相場
【節税シミュレーション付】

出張旅費規程とは、経費精算のルールを適切に設計・運用することで、社長と社員の手取りを毎月20〜40万円増やすことが可能な制度です。この記事では、税務調査で否認されない日当相場の決め方や、手取りを最大化する「5つの出張区分」、導入シミュレーションを徹底解説します。【Kindleベストセラー書籍の無料プレゼントあり】

出張旅費規程とは、自社において「どのような業務行動を出張として扱うか」「出張時に発生する費用を、実費精算だけではなく『定額』で支給する基準」を定めた社内規程（就業規則の一部）です。

特に、出張時に支給される「出張手当（日当）」は、税務上の非課税所得として扱われるため、役員報酬や給料を上げることなく、会社・個人双方の手取りを増やすことができます。この点が、中小企業やひとり社長にとって有効な節税手法とされる理由です。

出張旅費規程は法律で一律に決められた制度ではなく、各企業が業務実態に合わせて自由に設計できる「自治ルール」です。そのため、正しく設計・運用することで、役員報酬や給料を上げることなく、税金、社会保険料がかからない形（非課税）で、社長や社員の手取りを増やすことが可能です。

出張旅費規程で定める3つの費用

出張旅費規程で定める「旅費」とは、交通費・宿泊費・日当の3つを指します。これらは出張旅費精算表により管理し、仕訳上は「旅費」または「旅費交通費」としてまとめて計上します。

出張旅費規程に定めることで、個別の領収書による実費精算ではなく、精算事務を簡略化する目的で「定額精算」を行うことが可能です。

交通費

交通費とは、出張に伴う移動にかかる費用のことで、具体的には飛行機代、新幹線代、電車代、バス代などが該当します。
交通費は、旅費規程にあらかじめ定めることで、定額精算を行うことが可能です。
この場合、規程に基づく合理的な範囲であれば、実際の利用額との差額が生じても、その差額が給与として課税されることはありません。

宿泊費

宿泊費とは、出張時にホテルや旅館などに宿泊する際の費用です。
宿泊費についても、実費精算に限らず、旅費規程に定めた金額による定額支給が可能です。
役職や地域、業務内容に応じて合理的な基準を設けておくことで、精算の手間を減らしつつ、実務に即した運用ができます。

日当（出張手当）

日当とは、出張がなければ発生しなかった諸費用（外食代や雑費など）の実費弁償として支給される金銭です。
給与とは別に支給可能で、受け取る個人には税金・社会保険料がかからないのが最大のメリットです。

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領収書精算は損？差額が「非課税の手取り」になる定額精算

旅費規程に基づく定額支給は、出張に通常必要とされる費用の実費弁償という位置づけになります。
そのため、実際の支払額との差額が生じた場合でも、直ちに給与として扱われるわけではありません。

この点が、実費精算と定額精算の大きな違いです。
具体的なケースで確認してみましょう。

交通費のケース（東京―大阪往復）

規程のルール
役員は、のぞみグリーン車を利用（往復約40,000円支給）

実　態
満席等の理由で普通車指定席を利用（往復約30,000円支払い）

結　果
差額の約10,000円は、所得税・社会保険料のかからない形で、個人の手取りとして残る

宿泊費のケース（都心部泊）

規程のルール
代表取締役は心身の休養確保を目的として、宿泊費50,000円を定額支給

実　態
都合の良いホテルが見つからず、20,000円のビジネスホテルに宿泊

結　果
差額の30,000円は、非課税のまま社長の手元に残る

ホテル代高騰への対策（ハイブリッド運用）

一方で、近年はホテル代の高騰により、あらかじめ定めた定額を上回るケースも珍しくありません。
そのため、旅費規程では次のような運用を定めておくことが実務的です。

安く済んだ場合
→ 定額支給のまま精算し、差額は個人の手取りとする

高騰した場合
→ 定額を上回る部分について、上長の許可を条件に実費精算を認める

このように、実費精算と定額精算を使い分ける「ハイブリッド運用」をあらかじめ規程に定めておくことで、個人の持ち出しを防ぎつつ、不公平のない正確な運用が可能になります。

日当が非課税の理由

出張において、会社などの通常勤務地を離れて業務を行う場合、出張がなければ発生しなかったさまざまな追加コストが生じます。

例えば、

・移動時間調整のための喫茶代
・急な天候変化に対応するための備品購入
・時間短縮のためのタクシー利用
・宿泊を伴う場合の外食代や軽食代

などです。

これらはすべて、業務遂行のためにやむを得ず発生した費用であり、本来は会社が負担すべき性質のものです。

なぜ給与ではなく「実費弁償」として扱われるのか

これらの費用について、都度すべて領収書を集めて実費精算することも制度上は可能です。

しかし実務上は、

・業務利用と私的利用の切り分けが難しい
・少額の領収書管理が煩雑になる
・精算業務が現実的でなくなる

といった問題が生じます。

そこで、一定額をあらかじめ定めて支給する「日当」という仕組みが設けられています。

日当は、給料や役員報酬のような「労働の対価」ではなく、出張に伴って発生する費用を包括的に補填するための実費弁償という位置づけです。

このため、一定の要件を満たす限り、税務上は非課税所得として扱われ、社会保険料もかかりません。

【法的根拠】税務調査で否認されないための「2つの基準」

この「日当が非課税とされる考え方」は、所得税基本通達9-3において、明確に示されています。

所得税基本通達9-3
法第9条第1項第4号の規定により非課税とされる金品は、同号に規定する旅行をした者に対して使用者等からその旅行に必要な運賃、宿泊料、移転料等の支出に充てるものとして支給される金品のうち、その旅行の目的、目的地、行路若しくは期間の長短、宿泊の要否、旅行者の職務内容及び地位等からみて、その旅行に通常必要とされる費用の支出に充てられると認められる範囲内の金品をいうのであるが、当該範囲内の金品に該当するかどうかの判定に当たっては、次に掲げる事項を勘案するものとする。

（1）その支給額が、その支給をする使用者等の役員及び使用人の全てを通じて適正なバランスが保たれている基準によって計算されたものであるかどうか。
（2）その支給額が、その支給をする使用者等と同業種、同規模の他の使用者等が一般的に支給している金額に照らして相当と認められるものであるかどうか。

要するに、「出張に通常必要とされる費用の範囲内」であれば、非課税として認められる、というのが、税務上の基本的な考え方です。

税務調査で見られる2つのポイント

さらに通達では、その金額が妥当かどうかを判断する際の基準として、次の2点を挙げています。

1．社内において適正なバランスが取れているか
2．同業種・同規模の会社と比べて、相当な金額かどうか

この通達を実務的に読み解くと、税務調査で否認される可能性が高まるのは、主に次の2パターンです。

・役員だけ極端に高額で、社員とのバランスが取れていない
・同業種・同規模の水準から見て、明らかに高すぎる金額設定になっている

実務上、特に注意すべきポイント

税務署側が、「同業種・同規模の旅費水準」を具体的な資料として準備し、それをもって否認することは、実務上それなりにハードルがあります。

一方で、社内のバランスについては、

・旅費規程
・役職ごとの金額設定
・実際の支給状況

を確認すれば把握できるため、税務調査において否認材料にされやすいポイントになります。

そのため、出張旅費規程を設計する際は、

・社内で一貫した基準を設けること
・役職ごとの金額差に合理的な理由を持たせること

が、重要です。

「片道100km以上」は思い込み？自社で自由に決めていい「出張の定義」

「出張」と聞くと、多くの人は「新幹線や飛行機で移動する」「片道100km以上の遠方」「宿泊を伴うもの」といったイメージを持ちます。しかし、実は「何km以上を出張とするか」という法律上の定義は存在しません。

旅費規程はあくまで会社の「自治規範（独自ルール）」です。そのため、一般的な「100km基準」に縛られる必要はなく、自社の業務実態に合わせて適用範囲を決めることが可能です。

「距離」ではなく「時間」で判断するトレンド

最近ではリモートワークの普及や働き方の多様化に伴い、単純な移動距離ではなく、「拘束時間」を基準に出張を定義する会社が増えています。

たとえ移動距離が短くても、長時間会社を離れれば、外食や休憩、通信費などの「こまごまとした雑費」が発生します。日当はこれら「実費の補填」としての性質を持つため、距離に関わらず「○時間以上の外出」を出張と定義し、日当を支給することは合理的な設計といえます。

【重要】「節税目的」はNG！あくまで「業務効率化」が目的

ただし、ここで最も注意すべき点があります。それは、「単に節税（手取りアップ）のみを目的とした規程は、税務調査で否認されるリスクが高い」ということです。

「近所のコンビニに行くのも出張扱いにして日当を出そう」「社長の日当を10万円にしよう」このような実態とかけ離れた運用は、租税回避行為とみなされます。

重要なのは、あくまで「精算事務の効率化」や「従業員の立替負担の軽減」を主目的として規程を導入し、「その結果として、節税効果も得られた」という建付け（ストーリー）を守ることです。第三者（税務署）に説明しても恥ずかしくない、経済合理性のあるラインで範囲を設定しましょう。

【税務調査対策】なぜ「取締役会」ではなく「株主総会」で決議するのか？

旅費規程を導入する際、多くの会社は「取締役会」で決議します。法律上はそれで十分だからです。しかし、私のクライアントには、あえて「株主総会」での決議（または総社員の同意）を推奨しています。

取締役会だけで決めると、税務署から「社長が自分の節税のために、勝手に決めたのではないか？（お手盛り）」という疑念を持たれやすくなります。

そこで、「株主総会」という法律的な建前を利用します。会社法において、株主総会は経営者から独立した「出資者の集まり」です。たとえ「社長＝唯一の株主」であったとしても、法的な人格は別物です。

株主総会で旅費規程の導入が決議されたのであれば、それは単なる社長の思いつきではなく、「経費の使い方や納税を含めた、株主（出資者）の総意」という強力な意味を持ちます。社長は、その株主の決定に従って運用しているに過ぎない、というロジックが成立するのです。

もし税務署がこの規程を否認しようとするなら、「株主総会の決議そのものが違法である」と立証しなければなりません。しかし、明らかに税法に違反していない限り、株主総会の決定を外部が覆すことは事実上不可能なのです。

手取りを最大化する5つの出張区分

一般的な出張旅費規程では、

・宿泊を伴う出張
・遠距離出張

といった、2パターンのみを想定しているケースがほとんどです。

しかし、この設計では、中小企業の社長や社員が日常的に負担している「実質的な出張コスト」の多くが、見落とされてしまいます。

結果として、

・本来は出張手当で補填できた支出を
・税金・社会保険料が引かれた後の給料で支払っている

という、非常にもったいない状態が常態化します。

そこで、手取りを最大化する出張旅費規程では、中小企業の実際の業務行動に即して、出張を5つに区分します。

1．早朝出張

定義例
・●時より前に、通常勤務地を離れて業務を行う出張

想定される追加コスト
・朝食代
・早朝のカフェ利用
・公共交通機関が使えない時間帯のタクシー代

ポイント
早朝の移動は、距離が短くても生活コストが確実に増えます。
「宿泊しないから出張ではない」という扱いは、実態と合いません。

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2．深夜出張

定義例
・●時より後に、通常勤務地への帰社・帰宅が深夜になる出張

想定される追加コスト
・夕食代
・深夜のタクシー代
・軽食・飲料代

ポイント
残業とは異なり、移動や外出を伴う業務であることが重要です。
深夜まで拘束される外出業務は、日当の合理性が説明しやすい区分です。

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3．早朝＆深夜出張

定義例
・●時より前に出発し、かつ●時以降に帰着する出張

想定される追加コスト
・朝食・昼食・夕食
・カフェ代
・タクシー代
・雑費全般

ポイント
1日の大半を業務で拘束されるため、日当の金額設定に最も合理性を持たせやすい区分です。

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4．その他出張（長時間外出型）

定義例
・宿泊は伴わないが、●時間以上、通常勤務地を離れる外出業務

想定される追加コスト
・昼食代
・カフェ代
・通信費
・雑費

ポイント
距離ではなく「拘束時間」を基準にします。
この区分があるかどうかで、日当の適用範囲は大きく変わります。

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5．宿泊出張

定義例
・宿泊を伴う業務出張

想定される追加コスト
・外食代
・軽食代
・雑費
・時間的拘束による生活コスト増

ポイント
宿泊費とは別に、日当を支給できる余地があることが重要です。
宿泊＝日当なし、という設計は、実務上かなり不利です。

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5区分によって何が変わるのか

この5つの出張区分を設けることで、

・これまで給料から支払っていた支出が
・会社の経費として処理でき
・しかも、個人には税金・社会保険料がかからない

という状態を作ることができます。

つまり、

「同じ業務」
「同じ移動」
「同じ支出」

であっても、

・規程がない会社 → 手取りが減る
・規程がある会社 → 手取りが残る

という決定的な差が生まれます。

5区分は「何でも出張にするための抜け道」ではありません。

あくまで、

・業務実態に即していること
・第三者に説明できること
・社内で一貫して運用されていること

この3点が前提です。

「結局、いくらまでOK？」税務署が納得する日当相場の黄金律

「日当はいくらに設定すべきでしょうか？」これは最も多く寄せられる質問であり、同時に税務調査でも論点になりやすい重要なポイントです。

結論から申し上げますと、「法律で決まった上限金額」は存在しません。日当の性質はあくまで「実費弁償（出張にかかる雑費の補填）」であるため、その金額の大小は企業の規模や実態によって異なるのが自然だからです。

しかし、無制限に設定して良いわけではありません。税務署を納得させるためには、以下の「経済合理性（しかるべき理由）」が必要です。

「役員報酬・利益」と「日当」の相関関係

判断基準の一つとなるのが、社長の生活水準（役員報酬や会社の利益額）です。

A：高収益企業のオーナー社長（役員報酬が高い）
普段から相応のホテルに宿泊し、会食や移動のグレードも高い場合、それに伴う「雑費」も高額になります。そのため、2万円〜3万円といった高めの日当を設定しても、「実費弁償として妥当である」という説明がつきます。

B：創業間もない、利益が少ない会社（役員報酬が低い）
会社の利益や役員報酬が低いにも関わらず、日当だけが高額（例：5万円）であれば、それは「利益操作」や「隠れ給与」とみなされるリスクが高まります。この場合は、5,000円〜1万円程度の堅実な設定が自然です。

つまり、「自社の体力（売上・利益・報酬）」に見合った金額を設定することが、最強の防衛策になるのです。

ネット上の「相場（3,000円）」を信じるな

インターネットで検索すると出てくる「社長の日当相場：3,000円〜5,000円」という数字。これは、「節税を必要としていない大企業」や「何十年も改定されていない古い規程」の平均値に過ぎません。

リスクを背負って経営しているオーナー社長が、サラリーマン社長と同じ基準で我慢する必要はどこにもありません。安易にネットのひな形を流用して「3,000円」に設定することは、本来受け取れるはずだった「適正な非課税手当」を放棄していることになるのです。

税務調査でも指摘されない「本来の適正金額」とは？

「では、具体的にいくらに設定すればいいのか？」ここまで理論をお話ししてきましたが、忙しい社長が知りたいのは「結論」だと思います。

ネット上には「社長の日当は3,000円が相場」という無難な情報が溢れていますが、リスクを背負って経営しているオーナー社長が、必ずしもその金額に合わせる必要はありません。

私はこれまで、数多くの中小企業に導入支援を行ってきましたが、「一般的な相場にとらわれない金額設定」であっても、問題なく運用されてきた多くの実績があります。

重要なのは「金額」ではなく「社内のバランス」

なぜ、しっかりとした金額を設定しても問題にならないのでしょうか？それは、社長、役員、社員の支給額に、客観的で合理的な「バランス」を持たせているからです。

社長だけ高くしすぎると「お手盛り」と判断されるリスクがある

社員を低くしすぎると「不公平」とみなされる可能性がある

この双方のリスクを回避し、「社長の手取りメリット」と「税務上の安全性」を両立させる独自の計算式が存在します。

この計算式に基づけば、税務調査においても合理的な説明が可能な、あなたの会社にとっての「適正な日当額」が自動的に導き出されます。

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ここまでお読みいただき、ありがとうございます。出張旅費規程が、単なる経理のルールではなく、「手取りを最大化する強力な経営ツール」であることがお分かりいただけたかと思います。

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